Bakgrunn
Dersom alle rutiner og gjøremål blir nedtegnet skriftlig, blir systemet unødvendig omfattende, uoversiktlig, og det vil kunne inneholde dokumentasjon om selvfølgeligheter som alle kan og vet.
Det må vurderes nøye hvilke tiltak og ordninger som skal dokumenteres skriftlig, slik at dokumentasjonen blir passe omfattende og inneholder de deler av virksomheten der skriftliggjøring oppleves som nødvendig og meningsfylt. Skriftlige prosedyrer må være i aktiv bruk og følges opp. Bare å skrive dokumentene gir liten kvalitetsforbedring.
Det er et krav at dokumentasjonen til enhver tid skal være oppdatert og tilgjengelig. Det vil blant annet si at dokumentasjonen må være lett tilgjengelig for de ansatte. Det må også etableres rutiner for å sikre at styrende dokumenter til enhver tid er oppdaterte i tråd med krav i gjeldende lovverk, beslutninger, organisatoriske løsninger, rutiner og andre relevante styringsdokumenter.
Med dette som bakteppe har Digipro Helse i samarbeid med kommunene jobbet strukturert fra 2011 for å utarbeide nødvendige dokumenter og nødvendig mengde informasjon i systemet. I 2018 ble det åpnet opp slik at alle kommuner i Norge, kan få tilgang til systemet.
Relevante interne dokumenter som er standarisert
| Behov | Utføres med hjelp av Digipro Helse |
| Organisasjonskart | Lokalt ansvar og implementeres digitalt |
| Oversikt over ansvars- og myndighetsforhold | Avklares mellom alle nye kunder |
| Oppgavefordeling i virksomheten | Avklares mellom alle nye kunder |
| Rutiner for opplæring, medvirkning og brukererfaringer | Ligger i digipro-helse.no |
| Rutiner og oppfølging av risikovurdering | Ligger i digipro-helse.no |
| Rutiner og resultater fra behandling av avvik og uønskede hendelser | Ligger i digipro-helse.no |
| Plan for forbedringsarbeid, gjennomføring og resultater | Ligger i digipro-helse.no |
| Faglige prosedyrer | Ligger i digipro-helse.no |
| Beskrivelse av arbeidsoppgaver som utføres sjelden | Ligger i digipro-helse.no |
| Beskrivelse av arbeidsoppgaver med særlig risiko | Ligger i digipro-helse.no |
| Beskrivelse av oppgaver som bør organiseres eller løses på en bestemt måte av hensyn til sikkerhet, likebehandling og samhandling | Ligger i digipro-helse.no |
